【広報コラム】プレスリリースの方法
マスコミには毎日何百というリリースが届きます。
そうしたリリースの山に埋もれることなく、記事に取り上げてもらうには、いくつかの方法とタイミングやコツが必要です。
プレスリリースの方法 「送付する」
1.送付方法の種類
プレスリリースの送付方法には、持参・郵送・FAX・Eメール等があります。
普段はFAX、特に重要な場合は持参して説明するなど、テーマや媒体によって使い分けるのもよいでしょう。
一般的にはEメールよりFAXの方が歓迎されることが多いようです。写真を送る場合はどうしても郵送になります。郵送の場合は、封筒に「報道資料」と明記しておかないと、企業名の封筒はダイレクトメールと間違われることがあるので注意しましょう。
- EメールよりFAXが歓迎される
- 写真を送る場合は封筒に「報道資料」と明記する
- 重要な場合は、持参して説明する
2.送付のタイミング
プレスリリースを出す時はタイミングが大切です。新聞の場合は掲載して欲しい日付の10日前位に着くのが適当です。記者が裏とりや関連取材を行う時間的余裕を持たせます。
月刊誌の場合は掲載予定月の2ヶ月前が適当です。雑誌は編集会議で企画を練りますから、そこに間に合うことが大切です。
- 掲載して欲しい日付の10日前に届くようにする
- 月刊誌の場合は掲載予定月２ヶ月前までに
3.送付の宛名
プレスリリースの宛名は、記者本人の名前がわかればそれを記載する方が確実に手元に届きますが、記者は異動が激しいので必ず確認しましょう。
記者の名前がわからない場合は、新聞社は「デスク」様、雑誌は「編集長様」と書くのが一般的です。
＜記者名がわからない場合の宛名の書き方＞
- 新聞社 デスク様
- 雑誌社 編集長様
プレスリリースの方法 「電話する」
1.時間帯
新聞記者っていつもいない、いったいどうなってるの？と良く聞かれます。
もっとも、新聞記者に限らず、メディア全般に言える事ですが・・・。
多くの場合、午後は取材に出てしまいます。帰ってくるのはだいたい夕方過ぎ。朝刊の締切時間は午前0時前後ですが、あくまで最終であり、社会部の目安です。
経済ネタはもっと原稿を早くあげていくことが多いため、日刊紙系では、19時～21時は忙しい。17時～18時過ぎが一番電話向きの時間といえます。
- 17時～18時がねらい目です。
2.アフターフォロー
プレスリリースを配信した後、優秀な広報担当者はきちんとアフターフォローの電話をしています。もし、届いていれば「是非よろしく」とプッシュし、届いていなければ「もう一回送ります」と確実に相手に届くようにします。
注意として、「プレスリリースを送ったんですが、いつ載りますか？」といった問いあわせは、間違ってもしないでください。
- プレスリリース配信後、アフターフォローの電話をいれる
- 載せる、載せないは媒体側が判断することを忘れない
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