【広報コラム】共同発表とは

10～100社のマスコミ記者に集まっていただき、新技術・新製品を大々的に発表します。

テレビ・全国紙・地方紙・雑誌・業界専門紙・・・・
多数のメディアがいっせいに取り上げるので製品は大ブレーク！

共同発表とは

共同発表は、幅広く世間に自社の製品やサービスを告知したい場合に行います。特ダネとなる１紙（誌）の単独発表とは違い、マスコミにとってニュースとしての価値は下がってしまうため大きな記事にはなりにくいですが、反面多くの媒体で出ますから、より多くのユーザーの目に留まるということになります。ですか ら、経営上の判断で１紙に大きく載せるか、記事は小さくとも多くの媒体に載せるかを決めます。ただし、共同発表の場合は、発表する内容がよほど魅力あるものでないとマスコミは集まりませんから注意が必要です。

会場準備

手順としては、まず最初に会場の手配をします。ホテルでもいいのですが、○○会館、などの大きな会議室がお勧めです。一つ気をつけなければいけないのは、 セッティングなどの手間を考えて、ついつい自社の近くにしがちなのですが、本当の主役はマスコミだということです。なるべくマスコミの各社が来やすいように交通の便が良い都心（千代田区や中央区など）にします。また、時間も午後２時頃のスタートとするのがベストです。

記者への案内状

会場が決まったら、記者発表の案内状を作成します。発表する事項の簡略な内容を文章にし、日時や場所、当日の流れなどは「概要」として表立てで記述します。また、下部に媒体名や氏名、連絡先などの記入欄と自社のFAX番号を入れ、出席する場合は申し込み表を送ってもらうようにすると事前の手配や作業が楽になります。但し、当日申込みをしていない記者が来ることも多いので、出席リストに無いからといって断るのは言語道断です。

案内状の作成には万全の注意を払います。日時・会場の間違いはもちろんですが、当日発表する内容についても、あまり細かく書きすぎてはいけません。というのも、詳細まで書いてしまうと、それだけで発表前に記事にされてしまう事もありうるからです。過ぎたるは及ばざるが如し。

発表当日

発表当日は会場の準備に充分な時間的余裕をもってあたります（会場手配の際に、そのあたりの時間も充分考慮して予約してください）。受付開始時刻になって もセッティングがまだ終わっていない、などという事はあってはなりません。セッティングが終わって、リハーサルも終わって、心の準備ができるくらいの時間的余裕が欲しいものです。
進行はスムーズに、質疑応答については予想される質問には充分答えられるように事前準備はしっかりしておいてください。

30年間の経験の中から「失敗から学べ！」